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Cambiar de administrador de fincas. Puntos a tener en cuenta

cosas a tener en cuenta al cambiar de administrador de fincas

A veces, las comunidades de vecinos deciden que es hora de hacer cambios en la administración y no siempre es sencillo realizar dicha labor. Por ello vamos a daros unos consejos rápidos a tener en cuenta. Vamos a ello.

El momento de cambiar administrador de la comunidad

Entre las quejas más frecuentes sobre los administradores de fincas está la falta de comunicación, no coger o no devolver las llamadas, no responder a e-mails, falta en las actuaciones e incidencias, etc. La información debe ser lo más rápida y cercana posible, es frustrante para los propietarios encontrarse con un administrador que no responde a sus consultas o que prolonga mucho en el tiempo una actuación para el edificio.

Una vez llegado al descontento, bien por este tema o bien por otros, si una comunidad quiere cesar a su administrador no debe tener ningún problema, y solo deberá tener en cuenta la posible vigencia del contrato con este.

¿Qué pasos seguir para reemplazar a un administrador?

Vamos a detallar brevemente los pasos para realizar un cambio de administrador:

  1. En primer lugar, hay que tener presentes si se va a realizar en Junta Ordinaria o en Junta Extraordinaria.
  2. En caso de Junta Ordinaria, basta con llevar presupuestos de otras administraciones y realizar el voto, en función de los quórums, en el punto del Orden del día "Elección de cargos" en el momento de votar al Secretario-Administrador.
  3. En caso de que no haya convocada una Junta General Ordinaria, deberemos realizar una convocatoria de Junta Extraordinaria por parte del Presidente de la comunidad o, en su caso, del 25% de propietarios de la comunidad que a su vez representen el 25% de los coeficientes del edificio. En el orden del día deberá figurar como punto algo de estilo "Cese y cambio de Secretario-Administrador" y llevar presupuestos de administraciones para someter a voto de la misma manera que en la Junta Ordinaria.
  4. A tener en cuenta la forma de voto que sigue la siguiente norma:
    • En primera convocatoria, el voto de la mayoría del total de los propietarios del edificio que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación del edificio.
    • En segunda convocatoria, el voto de la mayoría de los asistentes siempre que éstos representen, a su vez, más de la mitad de las cuotas de los presentes.
  5. Una vez realizado la junta, se dispondrá de 10 días para redactar el acta que confirme la decisión. Con ello el administrador saliente deberá entregar la documentación esencial para el funcionamiento de la comunidad en un plazo de 10/15 días, teniendo hasta un mes para entregar el resto de documentación no esencial.

Principales características de un buen administrador de fincas

Consideramos personalmente que las características de un buen administrador deben ser las siguientes:

  • Mirar por el bien de la comunidad.
  • Atender / devolver las llamadas y e-mails a los vecinos.
  • No cobrar comisión alguna por los servicios de otras empresas.
  • No establecer un compromiso de permanencia.
  • No cobrar gastos extras por juntas.
  • Resolver problemas con la celeridad más rápida posible.
  • Comunicación personal y cercana.
  • Visión de futuro para mejorar la comunidad.
  • Constancia en la revisión periódica de los estados económicos.

¿Qué ocurre con la documentación?

Por norma general, la entrega de la documentación se realiza entre el administrador saliente y el entrante o entre el administrador saliente y el presidente electo de la comunidad. El plazo de entrega de la documentación suele ser de entre 10 y 15 días para la documentación esencial para el funcionamiento de la comunidad y de hasta 30 días para la no esencial.

El administrador cesado tiene que:

  • Presentar el estado de las cuentas y balance final de la finca hasta la fecha del cese.
  • Entregar la documentación oficial de la Comunidad al nuevo administrador o al presidente de la comunidad.
  • Entregar posibles llaves de la comunidad.
  • Realizar entrega de chequeras activas o finalizadas así como un extracto de los movimientos bancarios del último año.
  • Entrega del estado de la morosidad de los propietarios, detallando los conceptos de las deudas pertenecientes.
  • Listado de proveedores actuales de la comunidad, incluyendo datos de contacto.
  • Póliza vigente de la comunidad de propietarios.
  • Listado de propietarios actuales con la base de datos.
  • Facturación disponible.
  • Cualquier otra documentación relativa a la comunidad.

En la inmensa mayoría de las ocasiones la perdida de una comunidad es responsabilidad del administrador de fincas por no realizar las labores solicitadas por parte de la comunidad o no responder como se espera del perfil contratado.

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